個人情報のお取扱いについて

三菱ＵＦＪ代行ビジネス株式会社（以下「当社」という。当社の住所および代表者名は、当社HPの「会社概要」をご覧ください。）は、個人情報保護方針に基づき、個人情報、個人番号および特定個人情報のお取扱いに細心の注意を払っております。

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別することができるもの、または「個人識別符号」が含まれるものをいいます。
（「個人識別符号」とは、以下のいずれかに該当するもので、政令等で個別に指定されたものをいいます。
（1）身体の一部の特徴をコンピュータ処理できるよう変換したデータ
＜例＞顔・静脈・声紋・指紋認証用データ等
（2）国・地方公共団体等により利用者等に割り振られる公的な番号
＜例＞運転免許証番号、パスポート番号、個人番号（マイナンバー）等）
「個人番号」とは、住民票コードを変換して得られる番号で、個人を識別するために指定されるものをいいます。（いわゆる「マイナンバー」のことをいいます。）
「特定個人情報」とは、上記の「個人番号」を内容に含んだ個人情報をいいます。
「特定個人情報等」とは、上記の「個人番号」と「特定個人情報」を、あわせたものをいいます。

これら個人情報・個人番号・特定個人情報の当社におけるお取扱いについて、以下に公表いたします。

1.個人情報の利用目的について

当社は、個人情報を、以下の（１）の業務において、以下の（２）の利用目的の達成に必要な範囲内で、また、以下の（１）の業務以外で取得する以下の（３）の情報を、以下の（４）の利用目的の必要な範囲で、利用いたします。

書面に記載されたご本人の個人情報を直接取得する場合、あらかじめ利用目的を明示いたします（法令に明示の必要なしと規定されている場合を除きます）。

• （１）

  当社の業務

  • ①

    株式の登録・決算・増資に係わる証券代行機関の事務手続代行

  • ②

    返戻郵便物の整理業務

  • ③

    文書、帳簿及び伝票の複写、分類及び整備業務

  • ④

    電子計算機システムの運営操作に関する業務

  • ⑤

    前各号に付帯又は関連する一切の業務

• （２）

  上記（１）の業務（証券代行業務）にかかる個人情報の利用目的

  • ①

    証券代行機関である三菱ＵＦＪ信託銀行より委託された事務手続等を適切に遂行するため

  • ②

    ご本人の確認等を含むご契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため

  • ③

    委託会社（株式の発行会社）、外部委託先等の担当者等の情報に関し、諸連絡、契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行をするため

  • ④

    当社業務の提供にかかる妥当性、継続的なご利用等に際しての判断のため

  • ⑤

    取引結果等の報告を行うため

  • ⑥

    当社の適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供するため

  • ⑦

    他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため

  • ⑧

    提携会社等の商品やサービスの各種ご提案のため（各種商品・サービスに関する広告等の配信等を行うことを含む。）

  • ⑨

    各種お取引の解約やお取引解約後の事後管理のため

  • ⑩

    その他、当社の業務においてお取引・ご契約（委託契約等）を適切かつ円滑に履行するため

• （３）

  上記（１）の業務以外で取得する個人情報

  • ①

    当社役員・社員等情報

  • ②

    採用応募者情報（採用代行会社から取得した情報を含む。）

• （４）

  上記（１）の業務以外で取得する個人情報の利用目的

  • ①

    当社役員・社員等の人事・労務管理、福利厚生、緊急時連絡等のため

  • ②

    当社退職者の事務連絡、緊急時連絡等のため

  • ③

    採用応募者の採用選考・諸連絡等のため

なお、当社は、業務を行う際に知り得た人種、信条、門地、本籍地、保健医療または犯罪経歴についての情報等の特別な非公開情報は、適切な業務運営その他必要と認められる目的以外には利用もしくは第三者提供いたしません。

2.特定個人情報等の利用目的について

当社は、特定個人情報等を、「１．個人情報の利用目的について」の記載内容にかかわらず、以下の（１）の業務において、以下の（２）の利用目的の達成に必要な範囲で、また、以下の（１）の業務以外で取得する以下の（３）の情報を、以下の（４）の利用目的の達成に必要な範囲で、利用いたします。
書面に記載されたご本人の特定個人情報等を直接取得する場合、あらかじめ利用目的を明示いたします（法令に明示の必要なしと規定されている場合を除きます）。
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」の規定に基づき、当社は、特定個人情報等について、同法で認められた利用目的以外の目的のためには取得、利用もしくは第三者提供いたしません。

• （１）

  当社の業務

  上記１．（１）に記載のとおりです。

• （２）

  証券代行業務にかかる特定個人情報等の利用目的

  • ①

    証券代行業務に関する法定書類作成事務の遂行のため

  • ②

    その他、上記の利用目的に関連する事務の遂行のため

• （３）

  上記（１）の業務以外で取得する特定個人情報等

  上記1．（３）に記載のとおりです。

• （４）

  上記（１）の業務以外で取得する特定個人情報等の利用目的

  当社役員・社員等に関する法定書類作成事務の遂行のため

ただし、企業、団体等から委託を受けて、その従業員、構成員、退職者、株主等の特定個人情報等を取扱う場合には、それぞれの委託契約の内容等に従い、各受託業務を遂行するためにそれらの特定個人情報等を必要な範囲に限定して利用いたします。

3.適正な取得について

当社は、個人情報・特定個人情報等を適正に取得いたします。
当社では、例えば以下のような情報源から個人情報・特定個人情報等を取得することがあります。

なお、当社は、利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じて、利用目的を限定するよう努めます。

4.個人情報・特定個人情報等の第三者提供について

当社は、個人情報をご本人の承諾なしに当社以外の者に提供することはありません。ただし、以下の場合は除きます。なお、特定個人情報等については、ご本人の承諾を得たとしても、以下の（１）および（４）の場合を除いて、当社以外の者に提供することはありません。

• （１）

  利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いを業務委託先に委託する場合

• （２）

  個人情報保護法第27条第2項および第3項に定める手続を行う場合

• （３）

  学術研究機関等が学術研究目的で取り扱う必要がある場合

• （４）

  その他法令で定める場合

5.安全管理措置の実施について

当社は、個人情報・特定個人情報等への不正アクセスや、個人情報・特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等を防止するために、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理策を定め、必要かつ適切な措置を実施して、個人情報・特定個人情報等を適切に管理いたします。

当社が安全管理のために講じる措置は以下の通りです。

（基本方針の策定）
当社では、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）
当社では、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）
当社では、個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う役職員および当該役職員が取扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

（人的安全管理措置）
当社では、個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。

（物理的安全管理措置）
当社では、個人データを取扱う区域において、役職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）
当社では、アクセス制御を実施して、担当者および取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

6.取扱いの委託について

当社が、業務委託に伴い個人情報・特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、当社所定の基準に則り選定した業務委託先において、当社が委託した業務以外に個人情報・特定個人情報等が利用されることがないよう、また、当社の個人情報保護方針および規則等に準じた安全管理措置が確保されるよう、業務委託先と個人情報・特定個人情報等の取扱いに関する契約を締結するなどしたうえで委託いたします。

7.保有個人データの開示等の請求等に係る手続

個人情報保護法に基づく、当社の保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等）の請求等に係る手続は以下のとおりです。

（１）当社が保有する個人情報の中で、上記1．（１）に記載の当社の業務にかかる個人情報に関しましては委託会社（株式の発行会社）や三菱UFJ信託銀行より受託したものであり、上記1．（１）に記載の業務の事務代行者として、委託契約の内容等に従い、その業務を適切に遂行するために利用しております。そのため、これらの情報は開示対象個人情報には該当いたしません。
また、委託会社（株式の発行会社）、外部委託先等から提供を受けた担当部署・担当者等の氏名・電話番号等の情報につきましても、諸連絡、契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のために利用しておりますが、こちらも開示対象個人情報には該当いたしません。

（２）当社が保有する開示対象個人情報の中で、上記（１）以外のもの（当社社員、採用応募者等から取得した保有個人データ、保有特定個人データ、要配慮個人情報および第三者提供記録）につきまして、開示、訂正、利用停止、第三者提供記録の開示等のお申し出があった場合には、ご本人様であることを確認させていただいた上で、口頭、書面の交付、電磁的記録の提供その他の方法により、合理的な期間内に回答いたします。ただし、法令等により非開示が認められている場合や、人事上の評価、選考情報等、ご本人様から取得した情報以外の個人データ、特定個人データ、要配慮個人情報および第三者提供記録については、開示対象個人情報には該当いたしません。
ご請求のお手続きにつきましては、後記のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。

8.お問い合わせ窓口

保有個人データの開示等、あるいは個人情報・特定個人情報等に関するお問い合わせ、ご相談等は当社企画管理部までご連絡ください。

〒183-0044　
東京都府中市日鋼町１番地１
三菱UFJ代行ビジネス株式会社　
企画管理部　042-303-9800
受付時間：9:00～17:00　(祝日を除く、月～金曜日)

9.改定について

本取扱いは、2025年2月26日以降に適用するものとします。

当社では、個人情報・特定個人情報等の保護を図るために、また法令その他の規範の変更に対応するために、「個人情報保護方針」・「個人情報のお取扱いについて」を改定することがあります。特に重要な変更につきましては、当社のホームページにおいてお知らせします。